Mind Refuge Privacy Policy

Last updated: 2025-09-23

1. Introduction

9406-0548 Québec Inc., doing business as Mind Refuge (“Mind Refuge,” “we,” “our,” or “us”), is committed to protecting the privacy and security of personal information.
This Privacy Policy describes how we collect, use, store, and disclose personal data when you access or use:

The Mind Refuge website, platform, and resources;
One-on-one therapy sessions with independent practitioners facilitated through our platform;
Online courses and programs (whether hosted on our platform or third-party platforms such as Kajabi or Udemy);
Any related services, communications, or marketing activities.

By accessing our services, you consent to the practices described in this Privacy Policy.

2. Scope

This Privacy Policy applies globally to all users of Mind Refuge, including residents of Québec, Canada, the European Union (EU), the European Economic Area (EEA), the United States (including California), and any other jurisdiction where we make services available.
Certain rights may apply specifically to users depending on their location (see Section 10).

3. Definitions

“Personal Information” means any information relating to an identified or identifiable individual, including but not limited to name, email address, contact details, and health-related information.
“Sensitive Personal Information” includes health information, therapy notes, or other information subject to enhanced protections under applicable laws.
“Processing” means any operation performed on personal information, such as collection, use, disclosure, storage, or deletion.
“Independent Practitioners” refers to therapists, coaches, or experts who provide one-on-one sessions via the Mind Refuge platform and are independent contractors, not employees.

4. Information We Collect

We may collect the following categories of personal information:

(a) Information You Provide Directly

Contact details: name, email address, phone number.
Account information (if applicable).
Marketing sign-ups: email addresses provided for waiting lists, newsletters, or lead-generation forms.
Therapy and health-related information: collected and stored exclusively through Setmore for one-on-one sessions.
Payment information: collected and stored by third-party processors such as Kajabi, Udemy, or other secure payment providers. Mind Refuge does not store credit card details directly.

(b) Information Collected Automatically

Cookies, analytics, and tracking data (e.g., Google Analytics, Wix Analytics, Facebook Pixel).
IP address, browser type, device identifiers, and usage patterns.
Log data regarding access and interaction with our website.

(c) Information from Third Parties

Transactional or enrollment data from third-party platforms (Setmore, Kajabi, Udemy).
Marketing leads or audience insights from platforms such as Facebook Ads.

5. Purposes of Processing

We process personal information for the following purposes:

To provide and improve Mind Refuge services (resources, courses, therapy sessions).
To manage bookings, payments, and transactions.
To send administrative, transactional, and marketing communications (subject to consent).
To conduct analytics, measure performance, and improve our platform.
To comply with legal and regulatory obligations.
To protect the security, integrity, and lawful use of our services.

We do not use personal information for automated decision-making or profiling at this time.

6. Legal Bases for Processing

Where required (e.g., under GDPR), we rely on the following legal bases:

Consent (e.g., marketing emails, cookie usage).
Contractual necessity (e.g., providing booked therapy sessions).
Legal obligations (e.g., retention of consent records).
Legitimate interests (e.g., analytics, fraud prevention).

7. Sharing and Disclosure of Information

We may share personal information with the following categories of third parties:

Independent Practitioners: to facilitate therapy sessions. Practitioners access only the data necessary for providing their services and manage their own professional confidentiality obligations.
Service Providers:
- Setmore for therapy session booking, communications, and records management.
- Kajabi and Udemy for course delivery and payment processing.
- Email marketing service providers (e.g., Mailchimp, Klaviyo, Wix Email Marketing, or equivalent).
- Analytics and advertising providers (Google Analytics, Wix Analytics, Facebook Pixel).
- Consentik (cookie consent management provider). Consent logs may be processed by third-party providers (Consentik) in compliance with applicable laws.
Legal Authorities: if required to comply with legal obligations or enforce our rights.

We do not sell personal information.

8. International Data Transfers

Personal information may be stored or processed outside the jurisdiction of the user.

Wix stores data primarily in the United States, with backups in the European Union and Israel.
Setmore and Kajabi may also store and process data in the United States.
Consent logs processed by Consentik may be stored outside Canada.

Where data is transferred across borders, we take appropriate safeguards, including standard contractual clauses (where applicable), to protect personal information.

9. Data Retention

We retain personal information only as long as necessary to fulfill the purposes described in this Privacy Policy, unless a longer retention period is required by law.

Emails collected for marketing will be retained until you unsubscribe or request deletion.
Consent logs (including those managed by Consentik) will be retained for as long as necessary to demonstrate compliance with applicable privacy laws.
Therapy records are managed and retained by Setmore under its own retention policies.

10. Rights of Users

Depending on your jurisdiction, you may have the following rights:

Right of Access: to request confirmation of whether we process your personal information and receive a copy.
Right to Rectification: to correct inaccurate or incomplete information.
Right to Deletion: to request deletion of personal information, subject to legal requirements.
Right to Restrict Processing: to limit the way we use your data.
Right to Data Portability: to request a machine-readable copy of your personal information.
Right to Withdraw Consent: at any time where processing is based on consent.
Right to Opt-Out: from marketing communications and, where applicable, from the “sale” or “sharing” of personal information under California law.

To exercise these rights, contact us at info@mindrefuge.ca.
If you are located in Québec, you may also contact our Privacy Officer (see Section 13).
If you are located in the EU/EEA, you may have the right to lodge a complaint with your local data protection authority.
If you are located in California, you may exercise rights under the CPRA.

11. Security

We implement reasonable technical and organizational measures to protect personal information against loss, misuse, unauthorized access, disclosure, or alteration.
Sensitive health data is managed through Setmore, which applies its own security and compliance measures.
No system is completely secure; therefore, we cannot guarantee absolute security of personal information.

12. Minors

Mind Refuge resources may be accessed by users aged 13 or older. However, therapy sessions are available only to users aged 18 and above.
We do not knowingly collect personal information from children under 13. If we learn that we have collected personal information from a child under 13, we will delete it promptly.

13. Privacy Officer

In compliance with Québec Law 25, we have designated a Privacy Officer:
Jonathan Taillefer
Privacy Officer, Mind Refuge
Email: info@mindrefuge.ca

14. Changes to this Policy

We may update this Privacy Policy from time to time.
We will notify users of material changes by posting the updated policy on our website and updating the “Last Updated” date.

15. Contact

For any questions or to exercise your privacy rights, contact:
📧 info@mindrefuge.ca

Politique de confidentialité de Mind Refuge

Dernière mise à jour : 23-09-2025

1. Introduction

9406-0548 Québec Inc., exerçant ses activités sous le nom de Mind Refuge (« Mind Refuge », « nous », « notre » ou « nos »), s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels.
La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont nous recueillons, utilisons, conservons et divulguons les renseignements personnels lorsque vous accédez ou utilisez :

le site Web, la plateforme et les ressources de Mind Refuge ;
les séances individuelles avec des praticiens indépendants offertes par l’entremise de notre plateforme ;
les cours et programmes en ligne (qu’ils soient hébergés sur notre plateforme ou sur des plateformes tierces comme Kajabi ou Udemy) ;
tout service, communication ou activité de marketing connexe.

En accédant à nos services, vous consentez aux pratiques décrites dans la présente Politique de confidentialité.

2. Champ d’application

La présente Politique de confidentialité s’applique à tous les utilisateurs de Mind Refuge, partout dans le monde, y compris les résidents du Québec, du Canada, de l’Union européenne (UE), de l’Espace économique européen (EEE), des États-Unis (y compris la Californie) et de tout autre territoire où nous offrons nos services.
Certains droits peuvent s’appliquer uniquement selon votre lieu de résidence (voir Section 10).

3. Définitions

« Renseignements personnels » : toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable, notamment nom, adresse courriel, coordonnées et informations relatives à la santé.
« Renseignements personnels sensibles » : informations de santé, notes de thérapie ou autres données faisant l’objet de protections renforcées en vertu des lois applicables.
« Traitement » : toute opération effectuée sur des renseignements personnels, telle que la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation ou la suppression.
« Praticiens indépendants » : thérapeutes, coachs ou experts offrant des séances individuelles par l’entremise de la plateforme Mind Refuge, en tant que travailleurs autonomes et non employés.

4. Renseignements que nous recueillons

(a) Informations fournies directement

Coordonnées : nom, adresse courriel, numéro de téléphone.
Informations de compte (le cas échéant).
Inscriptions marketing : adresses courriel fournies pour des listes d’attente, infolettres ou formulaires publicitaires.
Informations liées à la santé et à la thérapie : recueillies et stockées exclusivement via Setmore pour les séances individuelles.
Informations de paiement : recueillies et stockées par des tiers sécurisés tels que Kajabi, Udemy ou d’autres fournisseurs de paiement. Mind Refuge ne conserve pas directement les numéros de carte de crédit.

(b) Informations recueillies automatiquement

Témoins (cookies), données analytiques et technologies de suivi (p. ex., Google Analytics, Wix Analytics, Facebook Pixel).
Adresse IP, type de navigateur, identifiants d’appareil et données d’utilisation.
Journaux de connexion et d’interaction avec notre site Web.

(c) Informations provenant de tiers

Données transactionnelles ou d’inscription via des plateformes tierces (Setmore, Kajabi, Udemy).
Données de marketing ou d’audience via des plateformes comme Facebook Ads.

5. Finalités du traitement

Nous traitons les renseignements personnels pour :

fournir et améliorer les services de Mind Refuge (ressources, cours, séances de thérapie) ;
gérer les réservations, paiements et transactions ;
envoyer des communications administratives, transactionnelles et marketing (avec consentement) ;
réaliser des analyses et améliorer la performance de notre site ;
respecter nos obligations légales et réglementaires ;
assurer la sécurité, l’intégrité et l’utilisation légitime de nos services.

Nous n’utilisons pas les renseignements personnels pour de la prise de décision automatisée ou du profilage pour le moment.

6. Fondements juridiques du traitement

Lorsque requis (p. ex. en vertu du RGPD), nous nous appuyons sur les fondements juridiques suivants :

le consentement (p. ex., pour l’envoi de courriels marketing, l’utilisation de témoins) ;
la nécessité contractuelle (p. ex., pour fournir une séance de thérapie réservée) ;
le respect d’obligations légales (p. ex., conservation des registres de consentement) ;
l’intérêt légitime (p. ex., analyses, prévention de la fraude).

7. Partage et divulgation des renseignements

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec :

Praticiens indépendants : afin de faciliter les séances de thérapie. Ces praticiens accèdent uniquement aux informations nécessaires et gèrent eux-mêmes leurs obligations professionnelles de confidentialité.
Fournisseurs de services :
- Setmore pour la gestion des séances, communications et dossiers.
- Kajabi et Udemy pour la prestation de cours et le traitement des paiements.
- Fournisseurs de services d’infolettre (p. ex. Mailchimp, Klaviyo, Wix Email Marketing ou équivalent).
- Fournisseurs d’analytique et de publicité (Google Analytics, Wix Analytics, Facebook Pixel).
- Consentik (fournisseur de gestion du consentement en matière de témoins). Les journaux de consentement peuvent être traités par des tiers (Consentik) conformément aux lois applicables.
Autorités légales : lorsque requis pour respecter une obligation légale ou protéger nos droits.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

8. Transferts internationaux de données

Les renseignements personnels peuvent être stockés ou traités à l’extérieur du territoire de l’utilisateur.

Wix conserve les données principalement aux États-Unis, avec sauvegardes dans l’Union européenne et en Israël.
Setmore et Kajabi peuvent également stocker et traiter des données aux États-Unis.
Les journaux de consentement traités par Consentik peuvent être stockés à l’extérieur du Canada.

Lorsque des données sont transférées hors frontières, nous appliquons des mesures de protection appropriées, incluant des clauses contractuelles types lorsque nécessaire.

9. Conservation des données

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique, sauf si une période plus longue est exigée par la loi.

Les courriels recueillis pour le marketing sont conservés jusqu’au désabonnement ou à la demande de suppression.
Les registres de consentement (y compris ceux gérés par Consentik) sont conservés tant que nécessaire pour démontrer la conformité aux lois applicables.
Les dossiers de thérapie sont gérés et conservés par Setmore selon leurs propres politiques.

10. Droits des utilisateurs

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez bénéficier des droits suivants :

Droit d’accès : obtenir confirmation du traitement de vos données et en recevoir une copie.
Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données, sous réserve d’exigences légales.
Droit à la limitation : restreindre certains traitements.
Droit à la portabilité : obtenir vos données dans un format lisible par machine.
Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment.
Droit d’opposition : vous opposer aux communications marketing ou, le cas échéant, à la « vente » ou au « partage » de données (loi californienne CPRA).

Pour exercer vos droits, contactez-nous à info@mindrefuge.ca.

Si vous résidez au Québec, vous pouvez également contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels (voir Section 13).
Si vous résidez dans l’UE/EEE, vous pouvez porter plainte auprès de votre autorité locale de protection des données.
Si vous résidez en Californie, vous pouvez exercer vos droits en vertu de la CPRA.

11. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé, la divulgation ou l’altération.
Les données sensibles de santé sont gérées via Setmore, qui applique ses propres mesures de sécurité et de conformité.
Aucun système n’étant totalement sécurisé, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

12. Mineurs

Les ressources de Mind Refuge sont accessibles aux utilisateurs de 13 ans et plus. Toutefois, les séances de thérapie sont réservées aux personnes âgées de 18 ans et plus.
Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d’enfants de moins de 13 ans. Si nous découvrons une telle collecte, nous supprimerons ces données rapidement.

13. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25 du Québec, nous avons désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels :
Jonathan Taillefer
Responsable de la protection des renseignements personnels, Mind Refuge
Courriel : info@mindrefuge.ca

14. Modifications à la présente Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité à tout moment. Les modifications seront publiées sur notre site Web avec une nouvelle date de mise à jour.

15. Contact

Pour toute question ou pour exercer vos droits, contactez-nous à :
📧 info@mindrefuge.ca